Problemi applicativi nel processo civile telematico

Per Processo Civile Telematico (PCT) s’intende “l’insieme di at­tività informatizzate attinenti la disciplina processualistica civile, costi­tuito dallo scambio di flussi documentali, ovverosia di dati e documenti informatici firmati digitalmente, intercorrente tra i cc.dd. utenti esterni (avvocati ed ausiliari del giudice) ed i cc.dd. utenti interni (giu­dici e cancellieri) coinvolti” (CASSANO G., SCORZA G., VACIAGO G., Diritto dell’Internet. Manuale operativo. Casi, legislazione, giurisprudenza, Padova, 2013, p. 713).

In sostanza, attraverso il PCT è possibile depositare atti, effettuare comunicazioni e notificazioni, consultare fascicoli in via telematica. Si tratta di un processo durato oltre vent’anni e tuttora in continua evolu­zione, introdotto con c.d. Legge Bassanini (art. 15, comma 2, L. 59 del 15.03.1997) e reso obbligatorio a decorrere dal 30 giu­gno 2014 (L. 228/2012, D.L. 179/2012 e D.L. 90/2014). Tale regime di obbliga­torietà è stato successivamente esteso ai processi esecutivi, alle procedure concor­suali, ai depositi dei ricorsi per decreto ingiuntivo e ai relativi processi di oppo­sizione, nonché ai giudizi dinanzi le Corti di Appello.

Un ulteriore sviluppo della telematizza­zione del processo è stato reso possibile a seguito dell’introduzione di nuove re­gole volte a consentire la gestione delle attività giudiziarie nel rispetto dei criteri di distanziamento sociale, nonché di re­strizione alla circolazione e/o all’accesso alle strutture pubbliche a seguito dell’e­mergenza pandemica. Di particolare interesse: l’obbligo del deposito tele­matico di tutti gli atti (anche quelli intro­duttivi) e documenti (art. 221, co. 3, d.l. n. 34/2020); la possibile trattazione scritta delle udienze civili che non richiedano la presenza di soggetti diversi dai difensori delle parti (art. 221, co. 4, d.l. n. 34/2020); la possibile celebrazione con collegamen­to da remoto delle udienze civili che non richiedono la presenza di soggetti diver­si dai difensori, dalle parti e dagli ausi­liari del giudice (art. 221, co. 7, d.l. n. 34/2020).

Ma come funziona il PCT? In sintesi, è necessario utilizzare un software “im­bustatore”, che crea una c.d. “busta te­lematica” con formato *.enc (encripted) che viene inviata all’Ufficio Giudiziario in modalità sicura attraverso un Punto di Accesso (PDA). Occorre, dunque, un redattore atti (suite di office, open office, etc), una casella di Posta elettronica Cer­tificata e una firma digitale (inizialmente, solo CAdES e ora anche PAdES).

Gli atti nel PCT devono essere in formato PDF “nativo digitale” (ossia la trasforma­zione in PDF di un file di testo).

Per i documenti allegati sono ammessi esclusivamente i formati pdf, txt, rtf, xml, gif, jpg, tiff, eml, msg, anche nei formati compressi zip, rar, arj.

Il processo di digitalizzazione della giu­stizia è stato visto da più parti come un’importante opportunità per contribuire alla risoluzione dei problemi di efficienza della giustizia italiana. Tuttavia, per quan­to sia ad oggi innegabile la straordinarietà dello strumento informatico, è evidente come quest’ultimo si sia scontrato, da una parte, con i problemi tecnici connessi all’utilizzo di sistemi spesso inadeguati e, dall’altro, con le più varie “antipatie” ver­so detto strumento.

In proposito, basti pensare all’avversità di molti giudici all’abbandono dell’utilizzo della “carta”.

Sul punto, sembra emblematico un prov­vedimento risalente all’immediatezza dell’entrata in vigore dell’obbligatorietà del PCT, con il quale il Tribunale di Mi­lano ha ritenuto che il mancato deposito della copia cartacea da parte del difensore desse addirittura luogo a responsabilità aggravata ex art. 96 c.p.c. (Tribunale di Milano 15 gennaio 2015, n.534).

Sebbene si sia trattato di un caso (per fortuna) isolato, ancora oggi, alcuni Tri­bunali hanno provveduto all’adozione di Protocolli che rendono obbligatorio (in contrasto con la normativa vigente) il de­posito dei documenti in forma cartacea. Addirittura, con un recentissimo provve­dimento, il Tribunale di Savona ha dispo­sto il rinvio di una causa perché nessuna delle parti aveva provveduto al deposito dei documenti in copia cartacea.

Di fatto, in questo modo, si viene a li­mitare l’utilità del processo telematico, costringendo gli avvocati, appartenenti a Fori diversi (e, peraltro, evidentemente ignari dei vari protocolli attuati dai nu­merosi Tribunali dislocati sul territorio nazionale), a rivolgersi a terzi per le atti­vità di domiciliazione, con ciò onerando i clienti di ulteriori costi che il PCT avreb­be potuto (dovuto) eliminare. Stesso pro­blema si riscontra anche in quei Tribunali che, pur non sancendone l’obbligatorietà, richiedono comunque il deposito di “co­pie di cortesia” degli atti di causa (pratica fortunatamente in diminuzione, dopo un intervento del Ministero della Giustizia, ma tuttora sussistente), anche in questo caso vanificando i benefici del sistema.

Per quanto riguarda le difficoltà tecniche, basti pensare ai limiti connessi al “peso” digitale consentito per il deposito telema­tico (30 mega), con la conseguenza che, nei giudizi che richiedono l’allegazione di numerosi documenti, è necessario ef­fettuare più depositi separati.

Fortunatamente, i software attualmen­te in uso (rigorosamente a pagamento), consentono la parcellizzazione del depo­sito in modalità automatica (ma, general­mente, solo dei file non compressi), con ciò agevolando notevolmente il lavoro dell’avvocato.

E’ stato, poi, da più parti contestato come il formato PDF non sia in realtà adatto, nella sua forma standard, alla conserva­zione dei documenti digitali (poiché non in grado di garantire la riproducibilità a lungo termine e neanche la conservazione dell’aspetto visivo), nonché come i for­mati audio e video non siano al momento producibili in via telematica (obbligando gli avvocati al deposito di cd-rom o chia­vette USB).

E’ stato, altresì, rilevato che la c.d. “sotto­scrizione” degli atti tramite “firma digita­le” non costituisce affatto una firma, bensì un “sigillo digitale” (come correttamente definito dal nuovo regolamento europeo eIDAS), che autentica il documento, ren­dendolo immodificabile e attestandone la certa provenienza.

Ciò contrasta con quanto previsto ante­cedentemente all’introduzione del PCT. Nei depositi in forma “analogica”, infat­ti, non si pretendeva che l’atto fosse reso oggettivamente immodificabile e fosse di indubitabile paternità (ossia, fosse stato autenticato da un notaio, che ne conser­vasse copia nei suoi archivi), essendo suf­ficiente una firma (o anche solo una sigla) sull’ultima pagina da parte del difensore. Il compito di conservare e rendere immo­dificabile detti atti spettava alla cancel­leria, successivamente al deposito e non all’avvocato.

Ulteriori problemi si sono riscontrati ai fini dell’applicazione delle nuove norma­tive introdotte a seguito dell’emergenza pandemica. Molti Giudici si sono visti costretti a preferire le udienze cartolari, in luogo di quelle telematiche, a causa dell’inadeguatezza dei sistemi informatici dei Tribunali. E’, poi, accaduto che anche quei Tribunali dotati di sistemi informati­ci più aggiornati, abbiano dovuto dispor­re il rinvio delle udienze in conseguenza dell’impossibilità tecnica di ammettere alcuni dei difensori alla stanza d’udienza virtuale.

Le difficoltà applicative del PCT sembra­no, quindi, da un certo punto di vista aver aggravato, anziché snellito, il sistema dell’amministrazione della giustizia. Ne è conferma la copiosa recente giurispru­denza, che ha dovuto risolvere problemi connessi ad aspetti di gestione tecnica del processo telematico.

Basti pensare ai provvedimenti con cui i giudici hanno chiarito che:

1. la sottoscrizione digitale o l’assevera­zione di conformità all’originale sono ne­cessarie solo quando la copia informatica sia estratta per immagine da un documen­to analogico (Tribunale di La Spezia n. 429/2020). In tal senso la giurisprudenza di legittimità ha chiarito che è ammessa la notifica telematica del duplicato infor­matico senza attestazione di conformità perché, a differenza della copia informa­tica, ha la stessa “impronta”, ed è quindi copia autentica, dell’esemplare presente nella cancelleria telematica (Cassazione n. 7489/2021);

2. deve ritenersi irregolare il deposito te­lematico di una memoria contenuta in un documento illeggibile non rispettoso delle regole tecniche (che per gli atti telematici esigono il formato pdf), con conseguente diniego alla rimessione in termini formu­lata dal depositante (Cass. 28721/2020);

3. l’Avvocato, che non può procedere al deposito telematico dell’atto notificato a mezzo PEC, può estrarre su supporto analogico la copia del messaggio PEC, dei suoi allegati nonché della ricevuta di accettazione e di consegna e poi attestare la conformità dei file ai documenti infor­matici da cui li ha tratti (Cassazione n. 2316/2021)

4. il ricorso per cassazione è procedibile se si deposita copia analogica della pro­nuncia impugnata (predisposta in origina­le telematico e notificata via PEC) priva di attestazione di conformità o con attesta­zione non firmata, qualora la controparte ne depositi una copia analogica autentica o non ne confuti la conformità a quel­la originale (Cassazione n. 9951/2021). In difetto, il ricorrente ha l’onere di de­positare entro l’udienza l’asseverazione di conformità all’originale della copia analogica (Cassazione Sezioni Unite n. 8312/2019; Cass. 8097/2921)

Ad ogni modo, nonostante le problemati­che tecniche ad oggi riscontrate, sembra tuttavia che la digitalizzazione della giu­stizia sia oramai un processo in continua evoluzione e certamente irrinunciabile.

La Suprema Corte ha, infatti, addirittura sancito la sussistenza di un obbligo per gli avvocati (obbligo, tuttavia, non nor­mativamente disciplinato) di adeguarsi all’evoluzione del processo telematico, dotandosi degli strumenti in uso poter decodificare i documenti e gestire la di­gitalizzazione di tutti gli atti del processo (si veda Cass. 22320/2017, con la quale è stato respinto il ricorso presentato da un avvocato che chiedeva di essere sollevato dalla responsabilità per non essere stato in grado di decodificare un documento sot­toscritto in Cades con estensione “p7m” poiché privo degli strumenti software idonei). In particolare, la Corte ha statuito che: “Avendo avuto il processo civile tele­matico una fase di lunga sperimentazione e di graduale applicazione, non possono ritenersi legittimi i ritardi nell’adegua­mento tecnologico e formativo da parte degli avvocati per tale modalità proces­suale”.

E, ad ulteriore conferma dell’importan­za del processo telematico, si inserisce il ddl AS n. 1662/S/XVIII (c.d. maxiemen­damento governativo al disegno di legge “ex Bonafede”) attualmente in esame in commissione giustizia al Senato, che pre­vede agli artt. 12 e 13 importanti novità “tech” nel processo civile, che di seguito si sintetizzano quelle di maggior interesse per il PCT:

1. utilizzo per gli atti di parte e del giudi­ce, per i quali la legge non richiede forme specifiche, di campi precostituiti onde fa­vorire i nuovi principi di chiarezza e sin­teticità (introdotti esplicitamente in ogni grado del processo civile) e per facilitare l’inserimento (e la lettura) nei registri del processo. Il mancato rispetto delle spe­cifiche tecniche o delle regole di compi­lazione non comporterà alcuna sanzione “processuale” se l’atto ha comunque rag­giunto il suo scopo, ma potrà essere valu­tato ai fini della liquidazione delle spese;

2. in ogni stadio del processo civile, il deposito degli atti e dei documenti dovrà avvenire solo per modalità telematiche e altri mezzi tecnologici (attraverso sistemi e applicativi di upload - come già previsto nel processo telematico amministrativo);

3. divieto della notifica tramite l’ufficiale giudiziario a meno che l’avvocato non di­chiari che la notifica via Pec non sia pos­sibile in ragione di cause tipizzate dalla riforma;

4. istituzionalizzazione nel sistema Giu­stizia la gestione delle udienze da remoto, estendendone anche l’ambito di applica­zione, e della trattazione per iscritto (fatta salva la possibilità per le parti costituite di opporsi, o per richiesta congiunta delle stesse);

5. utilizzo delle modalità telematiche da remoto anche per i procedimenti di inter­dizione, inabilitazione e amministrazione di sostegno relativamente alle udienze per l’esame dell’interdicendo, dell’ina­bilitando o della persona per la quale sia richiesta la nomina di amministratore di sostegno. Così come pure nelle separa­zioni consensuali, nelle quali le parti pos­sono rinunciare alla udienza in presenza. Nonostante le problematiche tecniche più sopra riepilogate, appare indubitabile che il processo telematico abbia costituito un importante ed indifferibile strumento vol­to a favorire l’efficienza della giustizia e ad agevolare il lavoro degli operatori del diritto. Per quanto necessiti sicuramente di implementazione, è certamente oramai irrinunciabile.

Avv. Alessia Capozzi